Qué es el ROI y el NIF intracomunitario
El ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) es el censo de la AEAT que contiene a todos los autónomos y empresas españolas autorizados a hacer operaciones intracomunitarias (vender y comprar a empresas de otros países UE sin IVA).
Cuando te das de alta en el ROI, recibes el NIF-IVA intracomunitario: tu NIF español con el prefijo ES delante.
Ejemplo: si tu NIF es 12345678A → tu NIF-IVA es ES12345678A.
Ese NIF-IVA es lo que pones en facturas internacionales para que aplique el régimen exento de IVA intracomunitario.
¿Por qué necesitas el ROI?
Sin estar dado de alta en el ROI, no puedes facturar sin IVA a una empresa de la UE. Si lo intentas:
- Tu cliente UE rechaza la factura (no es válida para ellos)
- O peor: facturas sin IVA, tu cliente paga, y luego Hacienda te exige el IVA español del 21% como si fuera venta nacional → pierdes ese 21% de tu bolsillo
El ROI es gratis y rápido, así que no hay excusa para no tenerlo si vas a operar con UE.
¿En qué casos necesitas el ROI?
| Operación | ¿Necesitas ROI? |
|---|---|
| Vender servicios a empresa en Francia, Italia, Alemania… | Sí |
| Vender productos físicos a empresa UE | Sí |
| Comprar publicidad a Google Ireland, Meta Ireland, Microsoft Ireland | Sí — aunque sea solo recibir, no vender |
| Comprar SaaS a empresa UE (Stripe Ireland, Slack Ireland, GitHub) | Sí — mismo motivo |
| Vender a empresa de Reino Unido (tras Brexit) | No — UK ya no es UE, va por extracomunitario |
| Vender a particular UE (consumidor final) | No — eso va por OSS |
| Vender a empresa de Estados Unidos | No — extracomunitario, no aplica el ROI |
Importante: muchos autónomos digitales ya tienen obligación de ROI sin saberlo. Si pagas Google Ads, Facebook Ads, GitHub Pro, Notion, Slack… son empresas UE y necesitas tu NIF-IVA para que ellos te facturen sin cargar IVA. Si no lo tienes, te están cobrando 21% sobre esos servicios y NO lo puedes recuperar.
Cómo darse de alta en el ROI
Paso 1: Asegúrate de cumplir los requisitos
Para que la AEAT te apruebe el alta:
- Estar dado de alta en algún epígrafe IAE (lo estás si eres autónomo activo)
- Tener la actividad realmente operativa (puedes tener que justificar facturas o contratos)
- Sin deudas pendientes con Hacienda
- No estar en lista negra del ROI (te pueden haber dado de baja por inactividad)
Paso 2: Solicita el alta vía modelo 036
El alta en el ROI se hace marcando una casilla en el modelo 036 (declaración censal):
- Entra en sede.agenciatributaria.gob.es con certificado digital o Cl@ve.
- Ruta: Todas las gestiones → Censos, NIF y domicilio fiscal → Modelo 036.
- Elige "Modificación" (no alta nueva).
- En la sección "Registro de Operadores Intracomunitarios" marcas la casilla 582 (Alta en el ROI).
- En motivo de la solicitud, explica brevemente: "Voy a empezar a realizar operaciones intracomunitarias con clientes/proveedores en países UE". Si tienes algún contrato o pedido firmado, mejor.
- Firma con certificado digital. Te devuelve un justificante en PDF.
Paso 3: Espera la aprobación (2-4 semanas)
Aquí está el bottleneck. La AEAT no aprueba el ROI inmediatamente. Hacen verificaciones para evitar fraudes del IVA carrusel.
Plazos reales:
- Mínimo: 2 semanas (si el funcionario revisa rápido)
- Habitual: 3-4 semanas
- Máximo legal: 3 meses (si no han contestado a los 3 meses, se entiende denegado por silencio administrativo)
Durante ese tiempo, tu NIF NO aparece como válido en el sistema VIES de la UE. Tus clientes no podrán verificarte.
Paso 4: Comprueba en VIES
Una vez te llega notificación de alta (correo, electrónica o postal), confirma que tu NIF está activo:
- Selecciona país: España
- Introduce tu NIF-IVA: ES + tu NIF
- Pincha "Verificar"
Si te aparece "Yes, valid VAT number" con tu nombre → estás activo y puedes facturar intracomunitario.
Si te aparece "No, invalid VAT number" → tu alta no se ha procesado todavía en el sistema europeo. Suelen pasar 24-48h desde que la AEAT te activa hasta que VIES lo refleja.
Qué hacer mientras esperas el alta
Si ya tienes facturas pendientes de emitir o vas a operar antes de tener el ROI, tienes dos opciones:
Opción A: facturar con IVA español (pierdes el régimen intracomunitario)
- Emites factura con IVA español del 21%.
- Tu cliente paga el IVA.
- En tu modelo 303 del trimestre lo declaras como operación normal nacional.
- Tu cliente NO puede recuperar ese IVA porque no es de su país.
- Tu cliente te puede pedir descuento por el inconveniente.
Opción B: esperar al alta antes de facturar
- Le pides al cliente que espere 2-4 semanas antes de que le facturas.
- Justificas con "estoy a la espera de la AEAT".
- La mayoría de clientes UE entienden esto porque es habitual.
Opción B es la correcta si el cliente no tiene urgencia extrema. La A te complica la fiscalidad sin necesidad.
Cómo emitir tu primera factura intracomunitaria
Una vez activo el ROI, las facturas a empresas UE llevan:
NIF-IVA emisor (tú): ES12345678A
NIF-IVA receptor (UE): FRxxxxxxxxxxx (verificado en VIES)
CONCEPTO IMPORTE
[Tu servicio o producto] 1.500,00 €
─────────
Subtotal 1.500,00 €
IVA (operación intracomunitaria exenta) 0,00 €
─────────
TOTAL 1.500,00 €
Operación exenta de IVA por inversión del sujeto pasivo.
Art. 25 Ley 37/1992 y Art. 138 Directiva 2006/112/CE.
Crítico: verifica el NIF-IVA del cliente en VIES antes de emitir la factura. Si su NIF no está activo, la operación NO es intracomunitaria y debes cobrar IVA español del 21%. Si facturas sin IVA a alguien que no tiene NIF-IVA válido, Hacienda te exige el IVA a ti.
Modelos fiscales adicionales que vienen con el ROI
Una vez en el ROI, tienes obligaciones nuevas:
| Modelo | Cuándo | Para qué |
|---|---|---|
| 303 | Trimestral | Declaras las operaciones intracomunitarias en casillas 59 y 60 |
| 349 | Trimestral o mensual | Recapitulativa: detallas cada operación intracomunitaria (cliente, NIF-IVA, importe) |
| 390 | Anual | Resumen anual de IVA incluyendo intracomunitarias |
El modelo 349 es el que más gente olvida. No presentarlo cuando tienes ventas UE = sanción mínima 150€ + más según el volumen.
Cómo te pueden dar de baja del ROI
La AEAT puede darte de baja del ROI si:
- No has hecho operaciones intracomunitarias en 1 año (te consideran inactivo)
- Tienes deudas con Hacienda persistentes
- Tu actividad ha cesado o cambiado a algo no exportable
- Has cometido fraude IVA (lista negra)
Si te dan de baja sin avisar, una factura intracomunitaria que emitas será inválida. Verifica de vez en cuando que sigues activo en VIES si no haces operaciones UE frecuentes.
Errores típicos
Pedir el ROI demasiado tarde: empezar a negociar con un cliente UE sin ROI te puede hacer perder la operación si el cliente quiere facturar mañana.
Confundir NIF español con NIF-IVA: el NIF a secas (12345678A) NO es válido para operaciones intracomunitarias. Necesitas el NIF-IVA (ES12345678A).
No verificar el NIF del cliente en VIES: si te dice "tengo NIF francés" y emites sin verificar, te puede tocar pagar el IVA español.
Olvidar el modelo 349: la sanción mínima por no presentarlo es 150€ + variable según operaciones omitidas.
Dejar el ROI inactivo años y volver a pedirlo: si te dieron de baja por inactividad y vuelves a pedirlo, la AEAT puede tardar más en aprobártelo (sospecha de uso esporádico).
Resumen rápido
- ROI = Registro de Operadores Intracomunitarios. Te da el NIF-IVA (ES + tu NIF).
- Lo necesitas para vender O comprar a empresas UE sin IVA (incluye Google Ads, Stripe, Notion, etc.).
- Trámite: modelo 036 → casilla 582 → 2-4 semanas de espera.
- Mientras esperas: facturas con IVA español o pides a tu cliente que espere.
- Una vez activo: verifica siempre el VIES del cliente antes de emitir.
- Obligaciones nuevas: modelo 349 trimestral + casillas 59-60 del 303.
Si tu actividad va a tener volumen intracomunitario relevante (>10% de tus ingresos), una gestoría especializada te ahorra problemas con el 349, los VIES y los plazos. Para volúmenes pequeños y puntuales, puedes hacerlo tú con la AEAT.