Qué es la factura electrónica obligatoria
A partir de 2027 entra en vigor en España la obligación generalizada de factura electrónica entre empresas y autónomos para operaciones B2B (business-to-business). La normativa la regula la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (conocida como "Ley Crea y Crece") y su desarrollo reglamentario aprobado en 2026.
Resumen claro: hoy en día las facturas en PDF que envías por email cumplen Verifactu y son válidas. A partir de 2027, las facturas entre empresas tendrán que ser facturas electrónicas estructuradas en formato XML (Facturae, UBL, Peppol o similar), no simples PDFs.
Esto NO es lo mismo que Verifactu — aunque ambos sistemas se complementan. Verifactu obliga al software de facturación a cumplir requisitos técnicos (huella SHA256, QR, registro AEAT). La factura electrónica obliga al formato de la propia factura (XML estructurado, no PDF).
Diferencia entre factura electrónica y Verifactu
Es la pregunta más confusa. Las 2 obligaciones llegan casi a la vez (2027) pero atacan cosas distintas:
| Verifactu (RD 1007/2023) | Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) | |
|---|---|---|
| Qué regula | Cómo funciona tu software de facturación | El formato de la propia factura |
| A quién afecta | Todo emisor de factura | Operaciones B2B (empresa ↔ empresa o autónomo) |
| Formato exigido | Cualquiera (PDF, papel, XML), con QR + hash | XML estructurado (Facturae, UBL, Peppol) |
| Envío automático AEAT | Sí (envío del registro contable) | No (la factura va al cliente, no a AEAT) |
| Validez B2C | Aplica también | NO aplica — sigue siendo PDF/papel |
| Fecha entrada vigor | 1 julio 2027 (autónomos) | 1 julio 2027 (empresas grandes); ~2028 autónomos |
En la práctica: en 2027 emitirás facturas a empresas que serán XML + QR Verifactu + envío del registro a AEAT todo a la vez. Tu software lo gestiona automáticamente, tú no notas la diferencia técnica.
Calendario de obligación: cuándo te toca a ti
La entrada en vigor es escalonada según el tamaño del emisor:
Empresas con facturación > 8 millones €/año
Obligación efectiva: a los 12 meses desde la publicación del reglamento de desarrollo. Fecha estimada: 2º semestre 2027.
Resto de empresas y autónomos
Obligación efectiva: a los 24 meses desde la publicación del reglamento. Fecha estimada: 2º semestre 2028.
Para autónomos: la realidad es que tienes hasta finales de 2028 aproximadamente para adaptarte, no julio 2027 como se ha popularizado. La fecha más temprana solo afecta a las empresas grandes que son TUS clientes.
Lo que SÍ entra en vigor en julio 2027
- Verifactu obligatorio para todos los autónomos: software certificado, QR, hash SHA256 encadenado.
- Posibilidad voluntaria de emitir factura electrónica B2B (las grandes empresas empezarán a pedírtela en este formato).
Qué operaciones quedan obligadas
La obligación se aplica a:
✅ Facturas entre empresas españolas (B2B nacional). ✅ Facturas entre autónomos (también B2B aunque seas freelance individual). ✅ Facturas a la Administración Pública (ya obligatoria desde 2015 vía FACe).
Quedan FUERA (siguen siendo PDF o papel "normal"):
❌ Facturas a particulares (B2C): facturar a un cliente final NO te obliga a factura electrónica estructurada. ❌ Operaciones intracomunitarias (a empresas UE fuera de España): se rigen por la directiva europea VIDA (entrada 2030). ❌ Operaciones con países fuera de la UE: papel/PDF/electrónica según normativa local del país destino.
Qué tiene que llevar una factura electrónica obligatoria
Una factura electrónica B2B en 2027+ debe cumplir TODOS estos requisitos:
1. Formato estructurado (no PDF "plano")
Debe estar en uno de los formatos admitidos por la AEAT:
- Facturae 3.2.x (formato XML español).
- UBL 2.1 (estándar internacional).
- CII 16B (Cross-Industry Invoice).
- Peppol BIS (red europea).
Un PDF NO sirve. Lo que define la factura electrónica obligatoria es que sea legible por máquinas (estructura XML que el sistema del cliente lee automáticamente).
2. Firma electrónica avanzada
Cada factura electrónica debe ir firmada digitalmente por el emisor para garantizar:
- Autenticidad: el cliente sabe que es del emisor real.
- Integridad: nadie ha modificado el contenido tras la firma.
Se firma con certificado digital reconocido (FNMT, IdenTrust, etc.).
3. Envío vía punto de intercambio reconocido
La factura no se envía por email "a pelo". Debe pasar por uno de los puntos de intercambio validados:
- Plataforma pública de la AEAT (en desarrollo, prevista 2027).
- Plataformas privadas certificadas (que ya operan, tipo SERES, EDICOM, B2Brouter…).
- Red Peppol (para clientes europeos).
4. Recepción acreditada
El receptor debe confirmar la recepción y, opcionalmente, la aceptación/rechazo. Esto crea trazabilidad legal de la factura.
5. Conservación durante 4 años
Igual que con factura en papel: 4 años mínimo, accesible para inspección.
Cómo te afecta como autónomo: 3 escenarios
Escenario 1: facturas a particulares (B2C)
Nada cambia. Sigues emitiendo PDF o papel. Solo aplica Verifactu (QR + hash) desde 2027.
Escenario 2: facturas a empresas pequeñas
Cambia desde ~2028. Tienes que emitir XML estructurado. Tu software de facturación tiene que estar adaptado. Si usas un buen software (incluido Zerogest), el cambio será automático sin que notes nada técnico.
Escenario 3: facturas a empresas grandes (>8M €/año)
Cambia desde finales 2027. Las grandes empresas empezarán a pedirte ya factura electrónica estructurada. Si no la emites, NO te pagan. Es decir, aunque la obligación legal para ti como autónomo no llegue hasta 2028, en la práctica te toca antes porque tu cliente lo exige.
Real talk: si tienes clientes empresariales grandes (corporaciones, multinacionales, AAPP), prepárate para 2027. Si solo tienes particulares y pymes, tienes hasta 2028.
Cómo preparar tu negocio antes de la obligación
1. Asegúrate de tener un software de facturación moderno
Si todavía facturas con Excel, Word o un PDF rellenable, vas a necesitar cambiar. Los softwares cloud de facturación se están actualizando para soportar XML estructurado nativamente.
Checklist mínimo para tu software:
- Genera Verifactu desde 2027 (QR + hash + envío AEAT).
- Genera factura electrónica estructurada (Facturae o UBL).
- Firma digital integrada o conexión con tu certificado.
- Envío vía plataforma reconocida (Peppol, AEAT, etc.).
- Repositorio centralizado de facturas para inspección.
2. Obtén certificado digital si no lo tienes
Necesitarás certificado para firmar las facturas. Opciones:
- FNMT (gratis, presencial en AEAT u oficinas habilitadas).
- IdenTrust (de pago, vía web).
- Cl@ve Permanente (validez limitada para firma de facturas).
Recomendado: certificado FNMT de persona física o de representante de SL si tienes sociedad.
3. Actualiza datos fiscales de tus clientes empresariales
Vas a necesitar:
- NIF/CIF correcto de cada cliente.
- Dirección fiscal completa (no postal).
- Email o canal electrónico donde recibirán la factura.
- Si el cliente usa Peppol u otro punto de intercambio, su identificador en esa red.
Pide a tus clientes empresariales esos datos antes de 2027 para no improvisar.
4. Habla con tu gestoría / asesor sobre Verifactu y XML
Si tienes asesor, plantéale el calendario. La mayoría ya están al día porque también afecta a la operativa interna de las gestorías.
5. Considera apuntarte ya en la red Peppol (opcional)
Si trabajas con clientes europeos, Peppol te facilita la emisión y recepción de facturas estructuradas a toda la UE. El registro es gratuito y muchos softwares de facturación ya están integrados.
Sanciones por incumplir
Las multas por NO emitir factura electrónica cuando es obligatoria (a partir de la fecha que aplique a tu caso):
- Infracción leve (no emitir, no conservar correctamente): hasta 10.000 € por incumplimiento.
- Infracción grave (manipular o falsear): hasta 150.000 €.
- Pérdida de derecho a deducir IVA soportado: si el cliente no recibe factura electrónica estructurada cuando debería, NO puede deducir el IVA de tu factura. Resultado: el cliente exigirá rehacerla en formato correcto o no te pagará el IVA.
¿Y la factura simplificada (tickets)?
Las facturas simplificadas (lo que coloquialmente llamamos "tickets" en comercios) tienen reglas distintas:
- Hasta 400 € (o 3.000 € para minoristas específicos como hostelería, taxis, peluquerías…): puedes emitir simplificada (ticket) sin necesidad de factura completa.
- La factura simplificada NO está afectada por la obligación electrónica B2B (porque no incluye el NIF del cliente en muchos casos).
- Sigue siendo válido el ticket en papel/PDF con los datos mínimos.
Más sobre esto: Factura proforma vs factura real (para entender los tipos de documentos fiscales).
Costes esperados de adaptación
Estimación realista para un autónomo medio:
| Elemento | Coste estimado 2026-2027 |
|---|---|
| Certificado digital FNMT | 0 € (presencial) |
| Software de facturación con Facturae | 5-25 €/mes |
| Plataforma Peppol o intercambio | 0 € (incluido en muchos softwares) |
| Formación o asesoramiento puntual | 0-100 € (una vez) |
| Total anual extra | ~60-300 €/año |
Comparado con el coste de sanciones (10.000 € por infracción leve), invertir un poco en software y formación es trivial.
Cómo se integra con tus otras obligaciones fiscales
Una vez en factura electrónica + Verifactu:
- Modelo 303 trimestral: el IVA repercutido se calcula automáticamente desde las facturas electrónicas (sin necesidad de re-introducir datos).
- Modelo 130 trimestral: el ingreso bruto se obtiene del agregado de facturas electrónicas.
- Modelo 390 anual: resumen automático.
- Libro registro de facturas emitidas: se genera automáticamente desde tu software.
- Libro registro de facturas recibidas: importa facturas electrónicas que recibas (también obligadas a partir de 2028 para empresas medianas y autónomos).
Beneficio real: menos errores, menos tiempo dedicado a contabilidad, menos cruces erróneos con AEAT. El precio de la complejidad técnica inicial se compensa con la eficiencia operativa.
Resumen rápido
- La factura electrónica obligatoria entre empresas en España entra en vigor escalonadamente: finales 2027 para grandes (>8M €), finales 2028 para pymes y autónomos.
- Aplica solo a operaciones B2B nacionales (entre empresas/autónomos españoles). NO a particulares (B2C) ni operaciones intracomunitarias.
- Formato exigido: XML estructurado (Facturae, UBL, Peppol), no PDF "plano".
- Requiere firma digital + envío por plataforma reconocida (AEAT, Peppol, EDICOM…).
- Verifactu y factura electrónica son cosas distintas pero complementarias: Verifactu regula tu software, factura electrónica regula el formato.
- Preparación: actualizar software, obtener certificado digital, validar datos clientes empresariales, considerar registro Peppol.
- Sanciones: hasta 10.000 € por infracción leve, además del riesgo de pérdida de pagos si el cliente exige formato antes de tiempo.
La factura electrónica obligatoria es uno de los cambios fiscales más grandes para autónomos en los últimos 20 años. Si lo planificas con tiempo, la transición es indolora. Si te pilla en julio 2027 con un Excel rellenando facturas a mano, vas a tener un problema serio.
Más sobre cumplimiento normativo: Verifactu para autónomos 2027 · Factura proforma vs factura · Modelo 303 IVA.
Zerogest ya está preparado técnicamente para Verifactu (QR + hash SHA256) y se actualiza con factura electrónica Facturae/Peppol antes de que sea obligatorio. Solo te tendrás que preocupar de subir tus facturas: el formato lo gestionamos por ti. Empieza desde 5,99 €/mes.