Qué es una factura proforma
Una factura proforma es un documento previo a la factura real que se entrega al cliente con la información completa de la operación: descripción del producto o servicio, cantidades, precios, IVA, condiciones de pago y plazo de entrega. No tiene valor fiscal ni contable: no es una factura, no se contabiliza, y no obliga a nadie a pagar nada.
Su nombre viene del latín pro forma (= "para la forma"). Es decir: "factura solo para que sepamos cómo va a quedar".
Para que quede claro: una proforma es un presupuesto formal con apariencia de factura, no una factura emitida. Sirve para que el cliente confirme antes de que tú emitas la factura real.
Para qué sirve una factura proforma
Tiene 6 usos típicos en el día a día del autónomo:
1. Como presupuesto detallado
Antes de firmar un proyecto, le mandas la proforma al cliente con todo el desglose: lo que vas a hacer, cuánto cuesta, cuánto IVA lleva, cuándo lo vas a entregar. El cliente confirma y entonces emites la factura real.
2. Para cobrar un anticipo
Si quieres que el cliente pague una parte por adelantado, le mandas la proforma indicando el % de anticipo. Cuando ese anticipo llega a tu cuenta, emites la factura de anticipo (que sí es factura real con su IVA).
3. Para operaciones internacionales (aduanas)
Cuando exportas productos fuera de la UE (Reino Unido, EEUU, etc.), las aduanas piden una proforma como documento de transporte que acompaña al envío para clasificar el producto y calcular aranceles. Esto NO es factura: la factura real la emites después cuando se confirma el cobro.
4. Para cliente público (concursos, licitaciones)
En licitaciones públicas, el organismo a veces te pide proforma para validar tu oferta económica antes de adjudicar. La adjudicación es lo que dispara la factura real.
5. Para clientes nuevos que necesitan validar internamente
Empresas grandes a menudo necesitan validar el gasto antes de comprometerse. La proforma circula por su departamento financiero, se aprueba, y entonces te piden la factura real.
6. Como referencia para presupuestos recurrentes
Si trabajas con un cliente con servicios mensuales recurrentes, una proforma inicial sirve como plantilla y referencia para todas las facturas reales del año.
Diferencias clave entre proforma y factura real
| Factura proforma | Factura real | |
|---|---|---|
| Valor fiscal | Ninguno | Total — es documento fiscal |
| Lleva número correlativo único | No (puedes numerarlas aparte) | Sí, obligatorio |
| Genera IVA repercutido | No | Sí, va al modelo 303 |
| Se contabiliza en libros | No | Sí, en libro de facturas emitidas |
| Compromete al cliente a pagar | No | Sí (genera deuda exigible) |
| Llamada en la factura | "PROFORMA" o "FACTURA PROFORMA" | "FACTURA" |
| Validez ante Hacienda | Ninguna | Total |
| Plazo legal de conservación | No obligatorio | 4 años mínimo |
| Pueden ser anuladas sin trámite | Sí | No (necesitan rectificación) |
| Cuenta para Verifactu | No | Sí (a partir de julio 2027) |
Datos que debe llevar una factura proforma
Aunque no es factura real, una proforma profesional debe incluir prácticamente los mismos datos para que el cliente pueda valorarla bien:
Obligatorios
- Título destacado: "FACTURA PROFORMA" o "PROFORMA" — debe quedar muy claro que NO es factura
- Número de proforma (correlativo aparte del de facturas reales, p.ej. PRO-001)
- Fecha de emisión + fecha de validez (típicamente 15-30 días)
- Datos del emisor: nombre/razón social, NIF, dirección, teléfono, email
- Datos del cliente: nombre/razón social, NIF, dirección
- Descripción detallada de productos o servicios
- Precios unitarios + cantidad + subtotal
- IVA aplicado (tipo + cuota)
- Total a pagar (con IVA)
- Condiciones de pago (plazo, forma de pago, % anticipo)
- Plazo de entrega o ejecución
Recomendados
- Aviso explícito: "Este documento es un presupuesto orientativo y NO tiene validez fiscal. La factura real se emitirá una vez confirmado el pedido"
- Condiciones especiales (devoluciones, garantía, propiedad intelectual…)
- Firma o sello del emisor
Ejemplo práctico: estructura de proforma
FACTURA PROFORMA
Nº PRO-2026-001 Fecha: 22/06/2026
Validez: hasta 22/07/2026
EMISOR:
Tu Nombre Apellidos
NIF: 12345678-A
C/ Mayor 15, 28001 Madrid
hola@ejemplo.es · +34 600 123 456
CLIENTE:
Empresa Cliente SL
CIF: B-87654321
C/ Gran Vía 100, 08010 Barcelona
CONCEPTO Cantidad Precio Total
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Diseño web responsive (sitio 5 secciones) 1 1.500€ 1.500€
Hosting anual (2026) 1 180€ 180€
Mantenimiento mensual (12 meses) 12 80€ 960€
─────────────────
Subtotal 2.640€
IVA 21% 554,40€
─────────────────
TOTAL 3.194,40€
Forma de pago: 50% anticipo a la confirmación · 50% a la entrega
Plazo de entrega: 4 semanas desde recepción del anticipo
ESTE DOCUMENTO ES UN PRESUPUESTO ORIENTATIVO Y NO TIENE VALIDEZ FISCAL.
La factura real se emitirá una vez confirmado el pedido.
Cómo emitir una factura proforma (3 opciones)
Opción 1 — Software de facturación
La forma más profesional. La mayoría de softwares actuales (incluido Zerogest) permiten emitir proformas con un click, numerarlas aparte de las facturas reales, y convertirlas en factura real cuando el cliente confirma.
Opción 2 — Plantilla en Word / PDF
Si haces pocas, puedes tener una plantilla en Word o Pages adaptada con tus datos y rellenar a mano. Asegúrate de:
- Poner "PROFORMA" muy visible
- Numerar aparte (PRO-001, PRO-002…)
- Exportar a PDF antes de enviar
Opción 3 — Excel / Google Sheets
Funciona pero es menos profesional. Solo recomendable para freelancers muy ocasionales.
Errores típicos al usar la proforma
1. No marcar "PROFORMA" con claridad
Si el cliente lo interpreta como factura real, puede contabilizar el gasto en su lado o tirar de ella para auditorías. Resultado: caos contable mutuo. Solución: poner "PROFORMA" en grande, arriba y abajo del documento.
2. Usar el mismo número que las facturas reales
ERROR GRAVE. Si tu última factura real es la 2026-045 y tu proforma se numera también como 2026-046, mezclas los correlativos y al final del año tendrás un agujero en la numeración fiscal. Usa siempre un prefijo distinto (PRO-001, PROFORMA-001, etc.).
3. No emitir la factura real cuando se confirma el pedido
La proforma NO genera derecho de cobro ante Hacienda. Si tu cliente paga sobre la proforma y tú no emites la factura real, tienes ingresos en negro. Hacienda lo detecta cuando cruza tus extractos bancarios.
4. Aplicar retención IRPF en la proforma
Si eres profesional (sección 2ª IAE) y aplicas la retención en la proforma, generas confusión. La retención solo se aplica en la factura real. La proforma muestra el total bruto.
5. Considerar la proforma como contrato
NO es contrato. Para acuerdos vinculantes necesitas un contrato firmado o, al menos, un email donde el cliente confirme explícitamente el pedido sobre la base de la proforma.
Proforma + Verifactu: lo que pasa desde 2027
A partir del 1 de julio de 2027 entra en vigor Verifactu (RD 1007/2023). La normativa no obliga a registrar las proformas porque NO son facturas — pero sí las facturas reales que emitas tras la proforma.
Para el software de facturación: la proforma se mantiene como documento "preliminar", y al confirmarla se genera la factura real CON QR Verifactu + huella SHA256 encadenada.
¿Es lo mismo que un presupuesto?
Casi, pero hay matices:
- Presupuesto: documento más libre, sin formato específico, suele incluir condiciones generales más amplias (validez, propiedad intelectual, etc.). Puede ser una sola línea o un PDF de 10 páginas.
- Factura proforma: tiene apariencia de factura con desglose preciso de cantidades, precios e IVA. Más formal, más "fiscal" en su aspecto, aunque no tiene valor fiscal.
En la práctica muchos autónomos usan los dos términos como sinónimos. Lo importante es que el cliente entienda que NO es factura real.
Plantilla descargable
Si quieres una plantilla básica en Word o Google Sheets adaptada para autónomos españoles, puedes:
- Descargarla de tu software de facturación (la mayoría las traen).
- Adaptarla con tu logo, NIF y datos.
- Personalizar las condiciones de pago según tu modelo.
Más sobre facturación electrónica: Verifactu para autónomos 2027 · Cómo facturar a clientes en el extranjero.
Resumen rápido
- La factura proforma es un presupuesto formal con apariencia de factura que NO tiene valor fiscal ni contable.
- Se usa para: presupuestos detallados, cobros anticipados, exportaciones, licitaciones públicas, validaciones internas del cliente.
- Lleva todos los datos de una factura real excepto el carácter fiscal: no se contabiliza ni va al modelo 303.
- Debe estar claramente marcada como PROFORMA y tener numeración separada de las facturas reales.
- Cuando el cliente confirma, emites la factura real (esa sí va a tus libros, modelo 303, y Verifactu desde 2027).
- NO compromete al cliente a pagar, NO genera IVA repercutido, NO se conserva legalmente (aunque conviene guardarla).
- Plazo de validez típico: 15-30 días desde la emisión.
La factura proforma es una herramienta clásica pero infravalorada por muchos freelancers. Bien usada, mejora la relación profesional con clientes nuevos y evita malentendidos sobre precios y plazos antes de comprometerse.
Zerogest te permite emitir proformas con un click, numeradas aparte de tus facturas reales y convertirlas en factura real (con QR Verifactu) cuando el cliente confirme el pedido. Empieza desde 5,99 €/mes.