El malentendido de partida: PDF ≠ factura electrónica
Si mandas un PDF por email, estás emitiendo una factura en papel digitalizada, no una factura electrónica en el sentido legal.
Una factura electrónica es la que se expide y se recibe en un formato estructurado que otro sistema puede leer y procesar automáticamente, sin que una persona tenga que teclear los datos. Es decir: XML, no PDF.
| Factura en PDF | Factura electrónica | |
|---|---|---|
| Formato | Documento visual (PDF, Word, papel escaneado) | Estructurado (Facturae XML, UBL, CII, EDIFACT) |
| Lo lee | Una persona | Un ordenador |
| Válida legalmente hoy | Sí, entre particulares y empresas (con consentimiento) | Sí |
| Válida cuando llegue la obligación B2B | No | Sí |
| Cumple la Ley Crea y Crece | No | Sí |
Esto importa porque la factura electrónica va a ser obligatoria entre empresas y autónomos cuando termine el desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece. Los plazos y a quién afecta primero los tienes en factura electrónica obligatoria para autónomos en 2027.
Este artículo va de lo otro: cómo se emite en la práctica, hoy.
Los 4 escenarios en los que puedes estar
Antes de nada, identifica cuál es tu caso, porque las reglas cambian:
1. Facturas a particulares (B2C) No hay obligación de factura electrónica estructurada. Puedes emitir factura ordinaria o simplificada (ticket). Eso sí, todo lo que emitas queda sujeto a las reglas de facturación y, cuando aplique, a Verifactu.
2. Facturas a empresas o autónomos (B2B) Hoy puedes emitir en PDF si el destinatario lo acepta. Cuando entre la obligación de Crea y Crece, tendrás que pasar a formato estructurado.
3. Facturas a la Administración Pública (B2G) Ya es obligatorio desde 2015 para importes superiores a 5.000 €, en formato Facturae firmado electrónicamente y presentado por el punto general de entrada (FACe o el de tu comunidad autónoma). Muchas administraciones lo exigen también por debajo de ese importe.
4. Facturas a clientes de fuera de España Se rigen por las reglas del país de destino y por las normas de localización del IVA. Ver facturar a clientes en el extranjero.
Qué campos son obligatorios en cualquier factura
Independientemente del formato, el Reglamento de facturación (RD 1619/2012) exige:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Correlativo dentro de cada serie, sin saltos |
| Fecha de expedición | El día en que emites |
| Fecha de operación | Solo si es distinta de la de expedición |
| Datos del emisor | Nombre y apellidos o razón social, NIF, domicilio fiscal |
| Datos del destinatario | Nombre o razón social, NIF, domicilio |
| Descripción de la operación | Concepto claro, cantidad y precio unitario |
| Base imponible | Importe antes de impuestos |
| Tipo de IVA aplicado | 21%, 10%, 4% o exento |
| Cuota de IVA | El importe resultante, desglosado |
| Retención de IRPF | Si procede: porcentaje e importe |
| Total | Base + IVA − retención |
Y las menciones especiales cuando corresponda: "operación exenta de IVA según art. X de la Ley 37/1992", "inversión del sujeto pasivo", "régimen especial del criterio de caja", "régimen especial de agencias de viajes", "régimen especial de bienes usados".
Sobre cuándo va retención y cuándo no: retención de IRPF en facturas de autónomos.
La numeración: donde más gente falla
Reglas que no admiten interpretación:
- Correlativa: 1, 2, 3, 4… sin huecos.
- Sin repetir dentro del mismo ejercicio y la misma serie.
- Puedes usar series distintas (
A-2026-001para servicios,B-2026-001para productos, o una serie propia para rectificativas), pero cada serie debe ser correlativa por su cuenta. - No puedes anular una factura borrándola. Si te equivocas, emites una factura rectificativa en su propia serie, referenciando la original.
- Reiniciar la numeración cada 1 de enero es habitual y correcto, siempre que la serie lo identifique.
Un salto en la numeración es de las primeras cosas que mira una inspección. Ver qué hacer en una inspección de Hacienda.
Plazos: cuándo hay que emitirla
| Destinatario | Plazo de emisión |
|---|---|
| Particular (no empresario) | En el momento de realizar la operación |
| Empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente al que se produjo el devengo |
Además, la factura debe remitirse al destinatario en el plazo de un mes desde su expedición.
Traducción práctica: si haces un trabajo el 3 de marzo para una SL, tienes hasta el 15 de abril para emitir la factura. Pero cuidado, porque el IVA se devenga con la operación, no con la factura: esa factura irá al 1T aunque la emitas en abril.
Cómo emitir la factura electrónica, paso a paso
Paso 1: Elige la herramienta
Tienes tres caminos:
Software de facturación — lo normal. Genera el formato estructurado, aplica la numeración correlativa, calcula IVA y retenciones y guarda el registro. Comparativa en software de facturación para autónomos y programas gratis.
Generador público de Facturae — el Ministerio ofrece una aplicación gratuita para crear facturas en formato Facturae y firmarlas. Sirve perfectamente si emites 2 facturas al año a la Administración. Es incómodo para uso regular: no lleva tu numeración, no te avisa de nada y no guarda contabilidad.
Excel o Word — legal hoy para PDF, pero no produce formato estructurado, no cumplirá Verifactu y te obliga a llevar la numeración a mano. Es el camino que más errores genera.
Paso 2: Configura tus datos fiscales una sola vez
NIF, nombre o razón social, domicilio fiscal, epígrafe de actividad, régimen de IVA, retención por defecto y series de numeración. Si esto está mal configurado, todas tus facturas salen mal.
Si aún no tienes claro tu epígrafe: cómo elegir el epígrafe IAE.
Paso 3: Emite la factura
Cliente, concepto, base, tipo de IVA, retención si procede. El software calcula el total y asigna el siguiente número de la serie.
Verifica antes de enviar:
- ¿El NIF del cliente es correcto? Un NIF mal escrito rompe el cruce del modelo 347.
- ¿El tipo de IVA es el que corresponde a esa operación?
- ¿Lleva retención? Solo si eres profesional y el cliente es empresa o autónomo.
Paso 4: Firma o huella, según el caso
Aquí depende del escenario:
- B2G (Facturae a la Administración): la factura debe ir firmada electrónicamente con tu certificado. Es requisito de FACe.
- Verifactu: no exige firma electrónica de la factura, sino un registro de facturación con huella (hash) encadenada con la factura anterior y un código QR impreso en la factura. Es un mecanismo distinto: garantiza que la serie no se altera a posteriori.
- B2B con PDF hoy: no requiere firma, basta el consentimiento del destinatario.
Los detalles de Verifactu, en Verifactu 2027: qué es y cómo prepararte y en qué software Verifactu elegir.
Paso 5: Envíala
- A un cliente privado: email con el archivo, o el propio enlace del software. Si envías formato estructurado, manda también una versión visual (PDF) para que la persona pueda leerla.
- A la Administración: por FACe o el punto de entrada de la comunidad autónoma, con los códigos DIR3 (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora) que te tiene que facilitar el organismo. Sin los DIR3 correctos la factura se rechaza.
Paso 6: Consérvala
| Norma | Plazo |
|---|---|
| Tributaria (prescripción) | 4 años |
| Mercantil (Código de Comercio) | 6 años |
| Bienes de inversión | Todo el periodo de regularización (5 años, 10 en inmuebles) + 4 |
En la práctica: guarda 6 años como mínimo. Y guarda el archivo original, no una impresión: la ley exige conservar el formato en el que se expidió, garantizando su legibilidad, autenticidad e integridad durante todo el periodo.
Facturas rectificativas: cómo se corrige un error
No se borra ni se sobrescribe. Se emite una factura rectificativa que:
- Va en serie específica (habitualmente
R-oRECT-). - Referencia la factura original (número y fecha).
- Explica el motivo de la rectificación.
- Indica la rectificación, que puede expresarse como el importe corregido o como la diferencia.
Casos típicos: error en el NIF, tipo de IVA equivocado, descuento posterior, devolución de mercancía, o impago declarado incobrable.
Plazo: puedes rectificar mientras no hayan pasado 4 años desde el devengo.
Errores que más caro salen
1. Saltos en la numeración. Emitir la 15 y la 17 sin que exista la 16. Si anulaste la 16, tenía que existir su rectificativa.
2. Borrar facturas del software. Aunque el programa te deje, deja rastro. Con Verifactu, además, rompe la cadena de huellas y es directamente sancionable.
3. Aplicar retención a un cliente particular. Un particular no puede presentar el modelo 111, así que esa retención no la ingresa nadie.
4. Emitir sin el NIF del cliente. Es campo obligatorio salvo en facturas simplificadas por debajo del umbral.
5. Usar factura simplificada donde no toca. El ticket solo vale hasta 400 € (o 3.000 € en actividades concretas como transporte de personas, hostelería o taxis) y no permite al cliente deducirse el IVA salvo que se emita en modalidad "simplificada cualificada" con sus datos.
6. Confundir proforma con factura. La proforma no tiene efectos fiscales ni se numera en tu serie oficial. Ver factura proforma vs factura real.
7. No enviar los DIR3 en facturas a la Administración. Rechazo automático y a empezar de nuevo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir mandando PDF a mis clientes?
Hoy sí, si el destinatario lo acepta. Cuando entre en vigor la obligación B2B de la Ley Crea y Crece, en operaciones entre empresarios y profesionales tendrás que emitir en formato estructurado.
¿Facturae y Verifactu son lo mismo?
No. Facturae es un formato de archivo (XML) para intercambiar la factura. Verifactu es un sistema de control de los registros de facturación: obliga a que tu software genere una huella encadenada, un QR y, opcionalmente, remita los registros a la AEAT. Son cosas independientes que acabarán conviviendo.
¿Necesito certificado electrónico para emitir facturas?
Solo si facturas a la Administración Pública (firma obligatoria en Facturae) o si tu software lo requiere para remitir registros. Para facturar a clientes privados, no.
Si emito pocas facturas, ¿me compensa un software?
Si emites 1-2 al año, el generador público gratuito te vale. A partir de 3-4 facturas al mes, el tiempo que pierdes controlando numeración, IVA y trimestres supera con creces el coste de una herramienta.
¿Qué pasa si un cliente no me paga? ¿Puedo anular la factura?
No. La factura emitida existió y devengó IVA. Lo que puedes hacer es emitir una rectificativa por crédito incobrable cumpliendo los requisitos de la Ley del IVA (plazos, reclamación previa al deudor, comunicación a la AEAT). No es automático: tiene condiciones estrictas.
¿Puedo emitir facturas antes de darme de alta como autónomo?
Solo en situaciones muy puntuales y sin habitualidad, y con matices importantes. Lo explicamos en facturar sin ser autónomo.
¿La numeración tiene que empezar por 1 cada año?
No es obligatorio, pero es lo habitual y lo más limpio. Lo que sí es obligatorio es que sea correlativa dentro de cada serie y ejercicio.
Resumen rápido
- Factura electrónica de verdad = formato estructurado (XML), no PDF.
- Ya es obligatoria en B2G; llegará al B2B con el desarrollo de Crea y Crece.
- Campos obligatorios: número/serie, fechas, datos de ambas partes, concepto, base, IVA, retención y total.
- Numeración correlativa y sin huecos; los errores se corrigen con rectificativa, nunca borrando.
- Plazo: al momento si es a particular; hasta el día 16 del mes siguiente si es a empresa.
- Conserva 6 años el archivo original.
- Verifactu añade huella encadenada + QR; Facturae añade firma electrónica para la Administración.
Más lecturas: Verifactu 2027 guía · Factura electrónica obligatoria 2027 · Software de facturación comparativa · Factura proforma vs real · Facturar a clientes extranjeros.
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