Lo primero que te pide Hacienda
Cuando llega un requerimiento, una comprobación limitada o una inspección, la petición inicial casi siempre es la misma: los libros registro del ejercicio y las facturas que los respaldan.
Y ahí es donde muchos autónomos descubren que "llevar la contabilidad" y "llevar los libros registro" no son exactamente lo mismo, y que tener las facturas en una carpeta no equivale a tener los libros.
La buena noticia: un autónomo no lleva contabilidad completa como una sociedad. No hay Plan General Contable, ni asientos por partida doble, ni cuentas anuales. Solo unos libros registro, que son bastante más simples.
Qué libros te tocan a ti
Depende de tu régimen y de tu tipo de actividad. Estos son los casos.
Estimación directa simplificada — actividad empresarial
Es el régimen más común. Estás obligado a:
| Libro | Qué recoge |
|---|---|
| Libro registro de ventas e ingresos | Todas tus facturas emitidas |
| Libro registro de compras y gastos | Todas las facturas y justificantes recibidos |
| Libro registro de bienes de inversión | El inmovilizado que amortizas |
Estimación directa simplificada — actividad profesional
Los profesionales (sección 2 del IAE) tienen una particularidad:
| Libro | Qué recoge |
|---|---|
| Libro registro de ingresos | Facturas emitidas |
| Libro registro de gastos | Gastos deducibles |
| Libro registro de bienes de inversión | Inmovilizado |
| Libro registro de provisiones de fondos y suplidos | Cantidades que recibes del cliente para pagar en su nombre |
Ese cuarto libro es el que se olvida siempre. Aplica a abogados, procuradores, arquitectos, agentes… cualquiera que adelante o reciba dinero para pagar tasas, registros o gastos por cuenta del cliente.
Si estás en el régimen general de IVA
Además de lo anterior, el Reglamento del IVA exige sus propios libros:
- Libro registro de facturas expedidas
- Libro registro de facturas recibidas
- Libro registro de bienes de inversión
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias, si las realizas
En la práctica, un autónomo estándar cubre ambas obligaciones con los mismos libros bien montados, siempre que incluyan las columnas de IVA. Por eso el software suele generar "libro de facturas emitidas" y "libro de facturas recibidas" y con eso resuelves las dos normativas.
Si estás en módulos (estimación objetiva)
Las obligaciones son menores, porque el rendimiento se calcula por signos y módulos, no por tus ingresos reales. Aun así hay que conservar facturas y justificantes, y llevar libro de bienes de inversión cuando se practican amortizaciones. Si aplicas el régimen simplificado de IVA, hay obligaciones registrales adicionales. Ver módulos y estimación objetiva.
Qué columnas debe tener cada libro
Aquí es donde se decide si tu libro vale o no vale.
Libro de ventas e ingresos (facturas emitidas)
- Número y, en su caso, serie de la factura
- Fecha de expedición
- Fecha de la operación, si es distinta
- NIF y nombre o razón social del destinatario
- Base imponible
- Tipo de IVA aplicado y cuota
- Retención de IRPF, si la lleva
- Importe total
Libro de compras y gastos (facturas recibidas)
- Número de recepción (tu propia numeración correlativa de entrada)
- Fecha de la factura y fecha de la operación
- NIF y nombre del emisor
- Base imponible
- Tipo y cuota de IVA soportado
- IVA deducible, si es distinto de la cuota soportada
- Importe total
- Concepto o naturaleza del gasto
Ojo con el número de recepción: las facturas que recibes no siguen tu numeración, así que hay que asignarles un orden propio de entrada. Es un detalle formal que se pasa por alto y que se nota en una revisión.
Libro de bienes de inversión
- Identificación del bien
- Fecha de adquisición y de puesta en funcionamiento
- Valor de adquisición
- Amortización anual practicada y acumulada
- Baja o transmisión, si se produce
Sobre coeficientes y cálculo: amortización de activos.
Libro de provisiones y suplidos
- Fecha
- Importe
- Cliente por cuenta de quien se paga
- Concepto
En qué formato hay que llevarlos
No hay un formato oficial obligatorio para el autónomo estándar. Sirve una hoja de cálculo, un software de gestión o incluso papel, siempre que:
- Los datos sean exactos y completos.
- Estén ordenados por fecha.
- Se lleven por trimestre y ejercicio, de forma que cuadren con lo declarado.
- Sean legibles y exportables si te los piden.
Lo que la AEAT publica es un formato normalizado de libros registro en su sede, de uso voluntario, pensado para facilitar el suministro cuando hay requerimiento. No estás obligado a usarlo, pero si tu software exporta en un formato ordenado y estándar, todo va más rápido.
Dos matices importantes:
- El SII (Suministro Inmediato de Información), que obliga a llevar los libros directamente en la sede de la AEAT casi en tiempo real, no aplica a la mayoría de autónomos: es para grandes empresas, inscritos en REDEME y grupos de IVA.
- Verifactu no sustituye los libros registro. Verifactu asegura que tu serie de facturas no se altera; los libros siguen siendo una obligación aparte. Ver Verifactu 2027.
Cómo se relacionan con tus declaraciones
Esta es la parte que evita la mayoría de los sustos.
- La suma del IVA repercutido de tu libro de emitidas debe cuadrar con las casillas de IVA devengado de tu modelo 303.
- La suma del IVA soportado deducible de tu libro de recibidas debe cuadrar con las casillas de IVA deducible.
- Los ingresos y gastos de los libros son la base del modelo 130 y del rendimiento de actividades económicas de tu Renta.
- Los clientes y proveedores que superen el umbral alimentan el modelo 347.
Si los libros están bien, las declaraciones salen prácticamente solas. Si están mal, el error se propaga a todo lo demás y luego hay que regularizar. Ver cómo regularizar el 303 o el 130 fuera de plazo.
Cuánto tiempo hay que conservarlos
| Norma | Plazo |
|---|---|
| Tributaria (prescripción) | 4 años desde el fin del plazo de declaración |
| Mercantil (Código de Comercio) | 6 años |
| Bienes de inversión | Todo el periodo de regularización (5 años, 10 en inmuebles) + prescripción |
Criterio práctico: guarda 6 años, y el libro de bienes de inversión mientras siga habiendo bienes vivos en él.
Y conserva también las facturas, no solo los libros. El libro es el índice; la factura es la prueba.
Qué pasa si no los llevas
No llevar los libros, llevarlos con inexactitudes o llevarlos con retraso puede constituir infracción tributaria. La Ley General Tributaria contempla sanciones por incumplimiento de obligaciones contables y registrales, con importes que varían según la gravedad y que se agravan cuando la llevanza incorrecta ha servido para determinar mal la deuda.
Pero el problema real suele ser otro y es más caro: sin libros ordenados, te cuesta muchísimo defender tus gastos. Si no puedes acreditar de forma clara qué te dedujiste y por qué, Hacienda tiende a rechazar la deducción, y ahí no discutes una sanción formal sino la cuota entera más intereses.
Ver qué hacer en una inspección y cómo responder a un requerimiento.
Errores frecuentes
1. Confundir extracto bancario con libro registro. El banco muestra cobros y pagos. El libro registra facturas, con su base, su IVA y su fecha de operación. No son lo mismo y no se sustituyen.
2. Registrar por fecha de cobro en vez de por fecha de factura. Salvo que estés en criterio de caja, el IVA se devenga con la operación. Una factura de marzo cobrada en mayo pertenece al 1T.
3. No numerar las facturas recibidas. Necesitan su propio orden correlativo de entrada.
4. Meter los bienes de inversión en el libro de gastos corrientes. El ordenador que amortizas va al libro de bienes de inversión, no al de gastos del trimestre.
5. Anotar el total en lugar de desglosar. Sin base imponible, tipo y cuota separados, el libro no sirve para cuadrar el 303.
6. Olvidar el libro de provisiones y suplidos siendo profesional. Muy típico en despachos pequeños.
7. Rehacer los libros a final de año. Reconstruir doce meses de golpe genera errores, huecos y descuadres con lo ya declarado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar los libros en Excel?
Sí. Es válido siempre que contenga todos los campos obligatorios, esté ordenado por fechas y puedas exportarlo. El riesgo del Excel no es legal, es humano: se rompen fórmulas, se borran filas y no queda rastro.
¿Tengo que presentar los libros en algún sitio?
No. No se presentan periódicamente: se llevan y se conservan. Solo los aportas si te los requieren. La excepción es el SII, que no aplica a la mayoría de autónomos.
¿Los libros hay que legalizarlos en el Registro Mercantil?
Como autónomo persona física, no. Esa obligación es de las sociedades mercantiles.
Si mi gestoría lleva los libros, ¿son suyos o míos?
Son tuyos. Si cambias de asesoría, tienes derecho a que te entreguen los libros y las declaraciones presentadas. Pídelos siempre por escrito antes de cerrar la relación. Ver cómo cambiar de gestoría.
¿Verifactu me libra de llevar libros?
No. Son obligaciones independientes: Verifactu actúa sobre el registro de facturación en el momento de emitir; los libros son el registro fiscal del ejercicio.
Me di de baja como autónomo, ¿puedo tirarlos?
No. La obligación de conservación sigue viva durante el plazo de prescripción aunque hayas cesado. Ver baja de autónomo paso a paso.
¿Cada cuánto debería actualizarlos?
Lo razonable es al recibir o emitir cada documento, y como mucho una vez al mes. Dejarlo para el cierre del trimestre ya es arriesgado; dejarlo para fin de año es pedir problemas.
Resumen
- El autónomo no lleva contabilidad completa, lleva libros registro.
- Empresarial: ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión.
- Profesional: los tres anteriores más provisiones y suplidos.
- No hay formato obligatorio, pero sí campos obligatorios: desglose de base, tipo, cuota y retención.
- Las facturas recibidas necesitan su propio número correlativo de entrada.
- Deben cuadrar con el 303, el 130, la Renta y el 347.
- Conserva 6 años como criterio práctico, más en bienes de inversión.
- No llevarlos es infracción, pero lo caro de verdad es no poder defender tus gastos.
Más lecturas: Modelo 303 guía completa · Modelo 130 pago fraccionado · Gastos deducibles: lista completa · Amortización de activos · Estimación directa simplificada vs normal · Inspección de Hacienda.
¿Quieres tener los libros al día sin montar un Excel? Zerogest genera tus libros registro de facturas emitidas y recibidas en PDF a partir de lo que ya has registrado, con el desglose de base, IVA y retención listo para cuadrar con tus modelos. Empieza desde 5,99€/mes. Sin permanencia, sin coste de alta. Ver planes.